Tips om din mail som du ikke kan undvære

Hvis du ligesom os modtager rigtig mange e-mails, så er dette indlæg noget for dig. Her får du nemlig de fire vigtigste tips til at styre din indbakke.

Antallet af sendte emails per år er eksploderet de seneste år. Grafen nedenfor viser, hvordan antallet af sendte emails er steget mellem 2005 og 2011, hvis man kigger på den røde linje. Den blå linje illustrerer en stigning af antallet af emails per forbruger. Her ser vi også en radikal stigning i email-forbruget hos den enkelte. Det betyder altså, at det ikke blot er nye forbrugere af emails, som kommer til, men at de allerede eksisterende forbrugere også øger deres email-brug.

Her i Larsen Finans & Administration modtager vi rigtig mange e-mails. Faktisk så mange at vi bruger alle de tips, tricks og funktionaliteter, som vi overhovedet kan. Det er nødvendigt, når man skal drive en forretning. Vi vil være sikre på at få de rigtige får svar, at vores kollegaer modtager det materiale, der er til dem, og ikke mindst at vi får slettet det, som bare er støj. Derfor må vi benytte alle de nyeste og mest opdaterede funktioner.

De berømte fire d’er er en klassisk og solid måde at få styr på din uregerlige mail indbakke. Med de fire d’er in mente, får du et bedre overblik og en øget effektivitet.

De fire d’er er den mest afprøvede strategi til at styre sin indbakke. Hvis du ikke allerede kender funktionerne, kan du godt glæde dig. Du får nemlig en simpel løsning til at øge produktiviteten med det samme.
​
De fire d’er står for, defer, delete, delegate og do. Læs med for at modtage information om, hvad de her d’er betyder, og hvordan de kan gøre din hverdag nemmere ved en grundig sortering i indbakken.

Delete
Vi kender nok alle til det scenarie at gemme på mails. Hvis det er en reklame, tænker vi, ”det kunne jo godt blive interessant”. Hvis det er en gruppemail, som faktisk slet ikke har noget med os at gøre, gemmer vi den også tit – så kan man altid gå tilbage og se, hvad der egentlig blev informeret om. Pointen er, at vi modtager rigtig mange mails, som vi slet ikke burde modtage. En ting er reklamer, nyhedsbreve mv., og noget andet er kollegaer og kunder, der ikke helt forstår, hvem der bør sættes på Cc & Bcc. De mange mails var nok ikke tikket ind, hvis dine afsendere skulle betale porto, men det skal de som bekendt ikke. Derfor hellere sætte en modtager for meget på end en for lidt.
De utallige ligegyldige mails stresser os, og det er unødigvendigt at have så mange nyhedsbreve, gruppemails mv. Liggende i vores indbakker. De skaber nemlig en falsk fornemmelse af, at vi er bagud. Du kan løse det ved at oprette en postmappe, der hedder ”læseliste”.  Flyt nyhedsbreve mv., som du måske vil læse senere, ind i denne mappe og slet resten. På den måde sorterer du i mængden af mails i din vigtige indbakke, og dem som du er i tvivl om, har du lavet en back-up af.
Pointe: Vær ikke bange for at slette og sortere i dine mails.

Defer
Nu har vi læst en en slags mails. Vi modtager dog også mails, som kan karakteriseres som mere ”problematiske projekt-mails”. Det er de mails, hvor afsenderen skyder en langbold afsted, men som du ikke umiddelbart kan gøre noget ved med det samme. Det kunne f.eks. være noget i stil med: ”Når vi skal arbejde med det her om en måneds tid, har jeg dette slide, vi måske kunne bruge”. Den mail er altså ikke nødvendigt i øjeblikket, og sådan en mail hænger i indbakke og fylder. Her er løsningen at kopiere mailen ind i din kalender med en dato, eller måske arkiverer den i en projektmappe. Du kan gøre, hvad der passer bedst. Det er blot vigtigt, den forlader din indbakke ultimativt, men at den bliver flyttet til et andet sted, hvor den påminder sig om opgaven.

Delegate
Kender I også det, at man ender med at svare på mails, som faktisk slet ikke hører ind under ens ansvarsområder? Hvor tit oplever vi ikke, at folk spørger til noget, hvor man lige skal konferere med en kollega, eller måske have fat i en uden for afdelingen? Her handler det om at vurdere, om man er den rette, til at svare på denne mail. Hvis man skal spørge andre, er det en indikator for at man ligeså godt kan sende den direkte videre. Send den evt. med afsender på Cc og skriv ”Jeg videresender til xx som faktisk sidder med det område, og derfor kan svare dig meget bedre end jeg”. På den måde fjerner du dig selv fra flowet fremadrettet, da du nu har forbundet de rigtige personer.

Do
Det er dog også en realitet, at alt ikke kan løses ved enten at slette, flytte eller delegere det videre til andre. Der er mails, der til dig og beder dig om at gøre noget. Her er det bedste, at løse dem med det samme og dernæst arkivere mailen. Det kan være mødeforespørgsler (få dem programsat med det samme og send svaret), det kan være forespørgsel på materiale, du skal udarbejde (sæt som mål at få det lavet asap og send svar) osv. Får du flere mails end du kan overkomme, er det så indikation om, at du i virkeligheden bliver spurgt om mere, end du har tid til at svare på. I så fald må der helt andre løsninger i spil.
Sæt det som mål at få clearet din indbakke, gerne dagligt og i hvert fald ugentligt. Brug de fire d’er – delete, defer, delegate og do som hjælp. Dine muligheder er derfor: Slet, udskyd/flyt, uddeleger eller løs.

En tom indbakke giver ro til at fordybe sig i andre opgaver, og det reducerer stress, da man nu ikke skal se på en lang række mails, man i øjeblikket ikke ved, hvad man skal gøre ved, eller hvor man skal tage fat. Dine kollegaer og samarbejdspartnere vil også opleve en hurtig og effektiv service fra dig, da du svarer på det, du kan og sender andre forespørgsler hurtigt videre.

E-mailen er slet ikke død endnu, så der er god grund til at kunne de fire d’ere.

Har du tips eller tricks til e-mail styring, så skriv dem gerne nedenunder. 

Skrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen