Kreditorstyring: Sådan undgår du fejl

​Oplever I som virksomhed at stigende mængder fakturaer resulterer i manglende overblik over skyldige saldi? Eller har I oplevet at en faktura er blevet betalt, men hvor den fejlagtigt er sendt til en forkert modtager? Dette blogindlæg guider dig igennem, hvordan mindre virksomheder kan optimere deres kreditorstyring med enkle tiltag. Formålet er klart: Følg disse guidelines og undgå fejl.

Modtagelse af leverandørfakturaer

Situationen kan ofte være, at I som virksomhed modtager fakturaer både per kuvert, e-mail og måske endda sendt direkte til økonomisystemets dedikerede mail. I andre tilfælde kan det forekomme at fakturaerne sendes til forskellige medarbejdere, hvorefter de videresendes til regnskabsafdelingen.

Situationer med stigende mængder af fakturaer, kan give anledning til dobbeltbetalinger og forglemmelser for ansatte i forhold til at videresende fakturaer, som er modtaget på mail. Desuden kan det resulterer i forsinkede betalinger, hvilket efterfølgende har den konsekvens, at der kommer gebyrer eller renter på. Dette kan samtidig skade forholdet til leverandører. En anden afgørende risikofaktor omhandler vanskeligheder for bogholderiet. Der kan nemlig opstå problemer med at opgøre de skyldige saldi på leverandører. Kan man ikke opgøre sin gæld, giver dette, blandt andet, et dårligt indtryk på ledelsen, investorer og bankerne.

En løsning herpå er, at man som virksomhed med fordel kan tilegne sig en arbejdsgang, der fokuserer på, hvordan fakturaer skal modtages og behandles. Alternative modtagelser af fakturaer må lukkes, for i stedet at vedtage en såkaldt ”central løsning”. Dette kan eksempelvis være en dedikeret mail-adresse, som oplyses til alle leverandører. Det kan også være et decideret fakturamodtagelsessystem som vi ser hos virksomheden, IBISTIC, eller det kan være en medarbejders mail, der dedikeres. 
​

Centralisering af fakturamodtagelser

Virksomheder kan med fordel centralisere deres fakturamodtagelse, hvilket sikrer en ensartethed.
Nedenfor finder du de vigtigste punkter for, hvordan du behandler leverandørfakturaer bedst muligt:

• Udarbejd et standard leverandørbrev, hvori der står, hvorledes de kan fakturere systemet.
• Oplys medarbejdere om at de altid skal sende eventuelle fejlmodtagne fakturaer direkte til denne centrale adresse. 

Ovenfor ses en model for, hvordan I som virksomhed kan danne jer et overblik over, hvordan processen angående fakturaer skal forløbe. En sådan løsning kan være afgørende for, at der ikke forekommer fejl i forløbet. Med disse forholdsregler, sikrer I jer, at alle med tiden – både intern og eksternt – ved, at en faktura først er modtaget, når denne er sendt til den specifikke adresse. Løsningen kan også udvides med et godkendelses-flow, hvor der er klare retningslinjer for, hvem godkender, hvem betaler osv. 

Det er derfor afgørende, at jeres virksomhed, uanset løsningssystem, har nogle klare linjer for, hvordan en opgave skal håndteres, og eventuelt også, hvem som står for hvilken del i processen.

Larsen Finans & Administration bistår altid med vejledning, hvorfor I ikke skal holde jer tilbage, hvis der opstår spørgsmål. Tøv aldrig med at kontakte os.


Skrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen,
Marketing, Content & Social Media