Hvis du ligesom os modtager rigtig mange e-mails, så er dette indlæg noget for dig. Her får du nemlig de fire vigtigste tips til at styre din indbakke.

Antallet af sendte emails per år er eksploderet de seneste år. Grafen nedenfor viser, hvordan antallet af sendte emails er steget mellem 2005 og 2011, hvis man kigger på den røde linje. Den blå linje illustrerer en stigning af antallet af emails per forbruger. Her ser vi også en radikal stigning i email-forbruget hos den enkelte. Det betyder altså, at det ikke blot er nye forbrugere af emails, som kommer til, men at de allerede eksisterende forbrugere også øger deres email-brug.

Her i Larsen Finans & Administration modtager vi rigtig mange e-mails. Faktisk så mange at vi bruger alle de tips, tricks og funktionaliteter, som vi overhovedet kan. Det er nødvendigt, når man skal drive en forretning. Vi vil være sikre på at få de rigtige får svar, at vores kollegaer modtager det materiale, der er til dem, og ikke mindst at vi får slettet det, som bare er støj. Derfor må vi benytte alle de nyeste og mest opdaterede funktioner.

De berømte fire d’er er en klassisk og solid måde at få styr på din uregerlige mail indbakke. Med de fire d’er in mente, får du et bedre overblik og en øget effektivitet.

De fire d’er er den mest afprøvede strategi til at styre sin indbakke. Hvis du ikke allerede kender funktionerne, kan du godt glæde dig. Du får nemlig en simpel løsning til at øge produktiviteten med det samme.
​
De fire d’er står for, defer, delete, delegate og do. Læs med for at modtage information om, hvad de her d’er betyder, og hvordan de kan gøre din hverdag nemmere ved en grundig sortering i indbakken.

Delete
Vi kender nok alle til det scenarie at gemme på mails. Hvis det er en reklame, tænker vi, ”det kunne jo godt blive interessant”. Hvis det er en gruppemail, som faktisk slet ikke har noget med os at gøre, gemmer vi den også tit – så kan man altid gå tilbage og se, hvad der egentlig blev informeret om. Pointen er, at vi modtager rigtig mange mails, som vi slet ikke burde modtage. En ting er reklamer, nyhedsbreve mv., og noget andet er kollegaer og kunder, der ikke helt forstår, hvem der bør sættes på Cc & Bcc. De mange mails var nok ikke tikket ind, hvis dine afsendere skulle betale porto, men det skal de som bekendt ikke. Derfor hellere sætte en modtager for meget på end en for lidt.
De utallige ligegyldige mails stresser os, og det er unødigvendigt at have så mange nyhedsbreve, gruppemails mv. Liggende i vores indbakker. De skaber nemlig en falsk fornemmelse af, at vi er bagud. Du kan løse det ved at oprette en postmappe, der hedder ”læseliste”.  Flyt nyhedsbreve mv., som du måske vil læse senere, ind i denne mappe og slet resten. På den måde sorterer du i mængden af mails i din vigtige indbakke, og dem som du er i tvivl om, har du lavet en back-up af.
Pointe: Vær ikke bange for at slette og sortere i dine mails.

Defer
Nu har vi læst en en slags mails. Vi modtager dog også mails, som kan karakteriseres som mere ”problematiske projekt-mails”. Det er de mails, hvor afsenderen skyder en langbold afsted, men som du ikke umiddelbart kan gøre noget ved med det samme. Det kunne f.eks. være noget i stil med: ”Når vi skal arbejde med det her om en måneds tid, har jeg dette slide, vi måske kunne bruge”. Den mail er altså ikke nødvendigt i øjeblikket, og sådan en mail hænger i indbakke og fylder. Her er løsningen at kopiere mailen ind i din kalender med en dato, eller måske arkiverer den i en projektmappe. Du kan gøre, hvad der passer bedst. Det er blot vigtigt, den forlader din indbakke ultimativt, men at den bliver flyttet til et andet sted, hvor den påminder sig om opgaven.

Delegate
Kender I også det, at man ender med at svare på mails, som faktisk slet ikke hører ind under ens ansvarsområder? Hvor tit oplever vi ikke, at folk spørger til noget, hvor man lige skal konferere med en kollega, eller måske have fat i en uden for afdelingen? Her handler det om at vurdere, om man er den rette, til at svare på denne mail. Hvis man skal spørge andre, er det en indikator for at man ligeså godt kan sende den direkte videre. Send den evt. med afsender på Cc og skriv ”Jeg videresender til xx som faktisk sidder med det område, og derfor kan svare dig meget bedre end jeg”. På den måde fjerner du dig selv fra flowet fremadrettet, da du nu har forbundet de rigtige personer.

Do
Det er dog også en realitet, at alt ikke kan løses ved enten at slette, flytte eller delegere det videre til andre. Der er mails, der til dig og beder dig om at gøre noget. Her er det bedste, at løse dem med det samme og dernæst arkivere mailen. Det kan være mødeforespørgsler (få dem programsat med det samme og send svaret), det kan være forespørgsel på materiale, du skal udarbejde (sæt som mål at få det lavet asap og send svar) osv. Får du flere mails end du kan overkomme, er det så indikation om, at du i virkeligheden bliver spurgt om mere, end du har tid til at svare på. I så fald må der helt andre løsninger i spil.
Sæt det som mål at få clearet din indbakke, gerne dagligt og i hvert fald ugentligt. Brug de fire d’er – delete, defer, delegate og do som hjælp. Dine muligheder er derfor: Slet, udskyd/flyt, uddeleger eller løs.

En tom indbakke giver ro til at fordybe sig i andre opgaver, og det reducerer stress, da man nu ikke skal se på en lang række mails, man i øjeblikket ikke ved, hvad man skal gøre ved, eller hvor man skal tage fat. Dine kollegaer og samarbejdspartnere vil også opleve en hurtig og effektiv service fra dig, da du svarer på det, du kan og sender andre forespørgsler hurtigt videre.

E-mailen er slet ikke død endnu, så der er god grund til at kunne de fire d’ere.

Har du tips eller tricks til e-mail styring, så skriv dem gerne nedenunder. 

Skrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen

​Den unge generation også kendt som millennials (født 1980- tidligt 2000), der i øjeblikket kommer ud på arbejdsmarkedet, har i sagens natur andre forventninger til arbejdet end de tidligere generationer. Derudover adskiller millennials sig også fra den tidligere generation ift. deres arbejdsmetoder og tilgang. Forskelligheden giver god mening, da hver tid jo fordrer hver sine tendenser. Spørgsmålet er nu, hvordan du kan forberede din virksomhed til at arbejde med millenials, og omvendt hvordan kan du forberede millennials på at arbejde i din virksomhed?

Vi liser nu en række tendenser, som kan være gode at kende,  
både som arbejdsgiver og som arbejdstager, når en af parterne er en ”millennial”. ​

Fra IT kompetent til IT født
Den uge generation har ikke som den tidligere generation lært at bruge IT – de er simpelthen opvokset med den. Derfor kan man forvente at de uden besvær lærer nye systemer og forbedre dem med innovative tiltag. De kendt som den bedst uddannede generation nogensinde. Man har med andre ord at gøre med en generation, der hurtigt kan tilpasse sig nye systemer og benytte dem med elegance. Modsat skal man dog ikke forvente en forståelse for DOS, papir & disketter.

Ny i job men helt med fremme
Millennials er opvokset med forældre, der har gjort en stor indsats for at opmuntre og medvirke i de unges opdragelse og uddannelse. Disse forældre betegnes af nogen som ”curlingforældre”. Den unge generation er blevet hjulpet frem, og har som oftest ikke stiftet bekendtskab med princippet om at optjene ”point” og anciennitet til at kunne blande sig. Millennials vil være med fra starten, og de har kun erfaring med at alle kan bidrage på lige fod. Her kan det være fordelagtigt at betragte denne egenskab hos de unge som en force, og trække på de ressourcer, de kan tilføre virksomheden.

Det skal være sjovt
Millennials er af den opfattelse, at arbejdet skal være sjovt og give mening. De går efter det, som de brænder for. De ser gerne, at der er plads til det sociale, at virksomheden rummer andet end arbejde – så som sociale arrangementer.

Husk at fortælle de gode ting
Underdriv aldrig når en millennial skal have ros. De er, qua deres forældres opdragelse, vant til at få feedback på alting. En millennial vil derfor forvente, at arbejdet giver feedback og ros, når noget er gået godt – og hvis det er gået mindre godt, skal der også tales om det i konstruktive toner. Ja, sidder den kritiske læser nok og tænker, men kan alle da ikke lide feedback? Jo bevars, men det som adskiller sig ved millennials er hyppigheden. De trives med hyppig, måske næsten daglig, feedback. Derfor nytter det ikke, at gemme feedbacken til den årlige MUS samtale, eller når glasset er hævet inden alle går på juleferie.

Altid på
Millennials opholder sig på alle de sociale platforme: De snapchatter, instagrammer, er på Facebook, LinkedIn og meget mere. Deres tilstedeværelse betyder dog ikke nødvendigvis, at de også poster oplæg. Millennials er opvokset med teknologien og har derfor en distance til den. De har ikke som deres [pinlige] forældre, et behov for at poste hele tiden uden et mål. De bruger platformene velovervejet og målrettet. Arbejdspladser kan derfor roligt udrulle alle de platforme og samarbejdsværktøjer, som de vil: Millennials skal nok forstå dem, og brugen afhænger af potentialet og meningen bag. Millennials kan dermed ses som en ressource, da de muligvis er de eneste, der ikke er ”blændet” af alle de nye software værktøjer, men faktisk kan se igennem blændværket og vurdere, om brugen af dem giver mening. Et eksempel er at fortælle en millenial, at virksomheden nu opbevarer sine data i ”Skyen”. Det er sort snak for dem, da de finder det ganske naturligt at opbevare data på denne måde, og de har aldrig brugt båndstationer, hulkort, disketter mm.

Og her er vi så
Vi har en veluddannet generation, som er vant til fremdriftsreformer, teknologi, glade for feedback og ønsker at gøre en forskel fra dag et. Hvad end du skal til at ansætte en millennial, eller måske endda blive ansat af en – de er nemlig også vældig entreprenante, så er du måske nu forberedt på, hvad denne generation kan.
Larsen Finans & Administration bringer dette blogindlæg som en led i vores fokus på produktivitet og arbejde for små- & mellemstore virksomheder. Vi hjælper dagligt mange små- og mellemstore virksomheder med at omlægge regnskab- og administration til moderne metoder. Står din virksomhed også skal modernisere bogholderi, løn eller HR, så tag en snak med os og hør hvilke løsninger, vi foreslår.

Skrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen

Larsen Finans & Administration har i dag ansvar for månedligt at køre lønninger til over 250 ansatte fordelt på vores mange kunder. Vores virksomhed blev etableret for syv år siden. På de syv år er vores kundeskare steget markant, og det samme er vores ansvarsområde for løn. Kunsten er at finde en løsning på, hvordan man kan lave løn til et så stort antal ansatte, og samtidig kunne inkludere alle nødvendige data som personalegoder og korrekt ferieafregning.
Vi lægger ikke skjul på, at det indimellem kan være en udfordring, da løn jo som bekendt er et område, der er afgørende for de fleste. Det betyder også, at man har den ansatte i røret eller bliver kontaktet per mail med det samme, hvis der er fejl i lønnen. Det oplever vi heldigvis rigtig sjældent, og metoden hos os er både enkel og effektiv.
Vi kører med:

• 100% digitaliseret lønadministration.
• En selvbetjeningsportal, hvor de ansatte selv kan oprette og ændre information.
  • Eksempelvis ændre kontonummer mv.
• Chat, telefon, dedikeret mail. Det sikrer at ansatte kan komme i kontakt med os og dermed få svar på spørgsmål på næsten alle tider af døgnet.
• Lave omkostninger – også for større lønbogholderier. Det er sikret ved digitalisering og fastlagte arbejdsgange.
  
  

Hvad betyder det for virksomheder, som enten selv laver deres løn eller har outsourcet på forhånd?

• I kan minimere fejl i lønbogholderi ved at outsource til vores specialister.
• I kan spar penge: Vores priser på lønbogholderi er særdeles konkurrencestærke.
• I kan omlægge til at blive 100% digitalisering med det samme uden selv at skulle stå for implementering af ny software.
• I kan få adgang til vores selvbetjeningsportal: Den følger gratis med i alle aftaler, og funktionerne udbygges konstant.

 
Vores digitale tilgang til løn kan bringes i samspil med andre relevante ydelser. Det kan eksempelvis være HR-ydelser med vores specialister. Vores løntilgang gælder også mere komplekse problematikker og naturligvis mere simple ydelser såsom ansættelseskontrakter, opsigelser mv.
Større virksomheder kan få dedikerede portaler, som kun er beregnet til deres ansatte. Portalerne har egen branding og samme gode kundeservice. Mulighederne for vores større løsninger er mange, og de giver et moderne lønbogholderi med det samme.
Løn er en tillidssag, det ved vi. Med flere hundrede lønkørsler om måneden, har mange virksomheder fundet ud af, at vi er pålidelige og leverer som aftalt. Vores kunder spænder fra enkeltmandsvirksomheder til større private og offentlige kunder. Tag en dialog med en af vores specialister så vi kan klarlægge, hvilke vilkår der er specielle for lige netop jeres branche.