​Oplever I som virksomhed at stigende mængder fakturaer resulterer i manglende overblik over skyldige saldi? Eller har I oplevet at en faktura er blevet betalt, men hvor den fejlagtigt er sendt til en forkert modtager? Dette blogindlæg guider dig igennem, hvordan mindre virksomheder kan optimere deres kreditorstyring med enkle tiltag. Formålet er klart: Følg disse guidelines og undgå fejl.

Situationen kan ofte være, at I som virksomhed modtager fakturaer både per kuvert, e-mail og måske endda sendt direkte til økonomisystemets dedikerede mail. I andre tilfælde kan det forekomme at fakturaerne sendes til forskellige medarbejdere, hvorefter de videresendes til regnskabsafdelingen.

Situationer med stigende mængder af fakturaer, kan give anledning til dobbeltbetalinger og forglemmelser for ansatte i forhold til at videresende fakturaer, som er modtaget på mail. Desuden kan det resulterer i forsinkede betalinger, hvilket efterfølgende har den konsekvens, at der kommer gebyrer eller renter på. Dette kan samtidig skade forholdet til leverandører. En anden afgørende risikofaktor omhandler vanskeligheder for bogholderiet. Der kan nemlig opstå problemer med at opgøre de skyldige saldi på leverandører. Kan man ikke opgøre sin gæld, giver dette, blandt andet, et dårligt indtryk på ledelsen, investorer og bankerne.

En løsning herpå er, at man som virksomhed med fordel kan tilegne sig en arbejdsgang, der fokuserer på, hvordan fakturaer skal modtages og behandles. Alternative modtagelser af fakturaer må lukkes, for i stedet at vedtage en såkaldt ”central løsning”. Dette kan eksempelvis være en dedikeret mail-adresse, som oplyses til alle leverandører. Det kan også være et decideret fakturamodtagelsessystem som vi ser hos virksomheden, IBISTIC, eller det kan være en medarbejders mail, der dedikeres. 
​

Ovenfor ses en model for, hvordan I som virksomhed kan danne jer et overblik over, hvordan processen angående fakturaer skal forløbe. En sådan løsning kan være afgørende for, at der ikke forekommer fejl i forløbet. Med disse forholdsregler, sikrer I jer, at alle med tiden – både intern og eksternt – ved, at en faktura først er modtaget, når denne er sendt til den specifikke adresse. Løsningen kan også udvides med et godkendelses-flow, hvor der er klare retningslinjer for, hvem godkender, hvem betaler osv. 

Det er derfor afgørende, at jeres virksomhed, uanset løsningssystem, har nogle klare linjer for, hvordan en opgave skal håndteres, og eventuelt også, hvem som står for hvilken del i processen.

Larsen Finans & Administration bistår altid med vejledning, hvorfor I ikke skal holde jer tilbage, hvis der opstår spørgsmål. Tøv aldrig med at kontakte os.


Skrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen,
Marketing, Content & Social Media

Vi lægger ikke skjul på, at det indimellem kan være en udfordring, da løn jo som bekendt er et område, der er afgørende for de fleste. Det betyder også, at man har den ansatte i røret eller bliver kontaktet per mail med det samme, hvis der er fejl i lønnen. Det oplever vi heldigvis rigtig sjældent, og metoden hos os er både enkel og effektiv.
Vi kører med:

• 100% digitaliseret lønadministration.
• En selvbetjeningsportal, hvor de ansatte selv kan oprette og ændre information.
  • Eksempelvis ændre kontonummer mv.
• Chat, telefon, dedikeret mail. Det sikrer at ansatte kan komme i kontakt med os og dermed få svar på spørgsmål på næsten alle tider af døgnet.
• Lave omkostninger – også for større lønbogholderier. Det er sikret ved digitalisering og fastlagte arbejdsgange.
  
  

Hvad betyder det for virksomheder, som enten selv laver deres løn eller har outsourcet på forhånd?

• I kan minimere fejl i lønbogholderi ved at outsource til vores specialister.
• I kan spar penge: Vores priser på lønbogholderi er særdeles konkurrencestærke.
• I kan omlægge til at blive 100% digitalisering med det samme uden selv at skulle stå for implementering af ny software.
• I kan få adgang til vores selvbetjeningsportal: Den følger gratis med i alle aftaler, og funktionerne udbygges konstant.

Vores digitale tilgang til løn kan bringes i samspil med andre relevante ydelser. Det kan eksempelvis være HR-ydelser med vores specialister. Vores løntilgang gælder også mere komplekse problematikker og naturligvis mere simple ydelser såsom ansættelseskontrakter, opsigelser mv.
Større virksomheder kan få dedikerede portaler, som kun er beregnet til deres ansatte. Portalerne har egen branding og samme gode kundeservice. Mulighederne for vores større løsninger er mange, og de giver et moderne lønbogholderi med det samme.
Løn er en tillidssag, det ved vi. Med flere hundrede lønkørsler om måneden, har mange virksomheder fundet ud af, at vi er pålidelige og leverer som aftalt. Vores kunder spænder fra enkeltmandsvirksomheder til større private og offentlige kunder. Tag en dialog med en af vores specialister så vi kan klarlægge, hvilke vilkår der er specielle for lige netop jeres branche.

Kontakt Birgitte Funch for informationer om løsninger for løn:

Tlf.: (+45) 70269911
Email: bfu@larsen-finans.dk

SKrevet af: Camilla Michelle Mikkelsen