Fem gode vaner for den lille virksomhed

Et nyt år allerede startet, og inden året kommer for godt i gang, kan det være nødvendigt at overveje, om nu ikke er et oplagt tidspunkt, at omlægge gamle og uhensigtsmæssige rutiner, få nyt software eller måske noget helt tredje? Nye tiltag kan være et fornuftigt valg.
I Larsen Finans & Administration arbejder vi hver dag på tværs af virksomheder fra mange sektorer. Vi samarbejder med markedsledende softwareselskaber inden for regnskab og administration i Danmark. Således har vi udarbejdet vores helt egen uofficielle top fem liste over tiltag eller nytårsforsætter for 2017. Du er naturligvis meget velkommen til at skrive dine egne bud i kommentarfeltet nedenfor.

​Vores top fem liste for gode vaner i 2017

1: Papirløs arbejdsgang
Hvis din virksomhed ikke allerede er blevet papirløs, det et vigtigt skridt, at den kommer derhen hurtigst muligt! Udover at papir er håbløst forældet som medium, repræsenterer det også ineffektivitet. Papirløst betyder digitalt, og med digitalt arbejde kan man dele, kopiere, videresende, lagre for evigt og meget mere. Så er din virksomhed indehaver af ulæselige timesedler, vagtplaner med overstregninger, fakturakopi til chefen, en til ringbindet og en til bogholderiet, så udnytter den sandsynligvis ikke sit fulde potentiale. Kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål eller behøver vejledning til at blive digital og dermed mere effektiviseret.

2: Vi mødes i fællesrummet
Selvom vi i stigende grad lever i den digitale verden, er vi stadig de samme sociale væsner, som vi altid har været. Der er således fortsat et brug for et fællesrum, et samlingssted og plads til den daglige snak mellem kollegaer og kunder.  I 2017 bør virksomheder sørge for, at dette samlingssted også findes i en digital version, så de ansatte ikke sidder mutters alene derhjemme og tomt stirrer ned på et excel ark, fordi det jo er dejligt at arbejde hjemmefra.
Rådet herfra lyder på, at virksomheder bør få investeret i noget software, der binder ansatte (og kunder, leverandører m.v.) sammen digitalt. Om det er en fælleschat, Slack, Microsoft Teams, Facebook Groups, PODIO eller Yammer – er ikke afgørende. Det handler blot om at skabe nogle rum, hvor arbejdet kan ske, og hvor beskeder kan udveksles.
Der findes nogles rigtig gode softwareløsninger til små penge, hvor man får det hele samlet i en pakke. Vi vil gerne hjælpe dig med at finde den løsning, som passer bedst til din virksomhed.

3: ”Kunden er i centrum”
I det offentlige har man altid talt om, at borgeren er i centrum og i det private om at det er kunden. Det er et mantra, der får garvede funktionærer til at trække på smilebåndet, for neden under klicheen, er der den rå erkendelse af, at det hurtigt kommer til at handle om alt andet end både kunden eller borgeren. Det kan være internt administrativt besvær, strid om den fremadrettede strategi mv.
Vi er i 2017, og vi har aldrig haft flere værktøjer til at realisere strategien. Derfor skal virksomheder nu i 2017 skrive ned, hvordan de betjener deres kunder fra start til slut og vurdere, hvor meget af det, der kan forbedres via automatisering og digitalisering. Fjerner man de mange rutineopgaver forbundet med kundebetjening, bør det frigøre mere tid til at have en personlig dialog med kunden om vigtigere ting. Dette skaber reelle menneskelige relationer.

4: Standarder versus din personlige side
Nu da software sælges på abonnement, er dette blevet en standardydelse. Alle ser den samme brugerflade i Gmail, e-conomic, Danløn, Office365 og Google Apps. Der er derfor ikke tale om din software, men snarere om en standardløsning. Dette får mange virksomheder til at protestere. De skaber fortsat processer og arbejdsdiagrammer, som er indrettet, så det er mest optimalt for dem, og så lukker de øjnene for, at det software, de abonnerer på ikke understøtter deres tilpassede processer. På den ene side kan man ikke helt få det, som man vil, men modsat kan man få sin software individualiseret med andre apps eller simpelthen alliere sig med en programmør, som kan tilpasse det virksomheden. Som udgangspunkt sælges software som standarder nu, og hvis vi blot følger med udviklingen og accepterer dette, så man kan også modificere sine processer, så de kan rummes i standarden.
Det gælder selvfølgelig ikke større virksomheder, som har flere midler og kan lave tilpasninger på andre måder.

5: Menneskelige relationer
Alt bliver digitalt og mon ikke 2017 er året, hvor vi alle sammen får en smule tech-kvalme? Omstillingen og alle de nye tiltag kan nu godt blive for meget. I 2014-2016 måtte vi indrette os på deleøkonomi, cloud-services, digital sagsbehandling og meget mere. Vi mener dog at virksomheder, der producerer en reel service eller et reelt produkt med en værdi for andre bør kunne lykkes – med eller uden de mange digitale tiltag. Derfor er personlige relationer fortsat er vigtige – også selvom man har alle de nyeste digitale løsninger. Så inden vi barrikaderer os bag auto-replies, automatiserede arbejdsgange og andre effektive værktøjer, så er det nu ubetinget en fordel, at forbedre sit produkt eller ydelse stadig huske på den gode dialog med kunderne. Vi skal huske mennesket – det er nu engang stadig os, som træffer beslutningerne og som er hjernerne bag alt det digitale.


Skrevet  af: Camilla Michelle Mikkelsen